Documenten
Taken op dit scherm: Een document opladen, Een document nakijken en laten tekenen, Een document meesturen
Het scherm Documenten toont alle documenten van de coöperatie in één lijst: registerversies, verslagen, jaarrekeningen, oproepingen, notulen, aanwezigheidslijsten, overige stukken en de brieven aan vennoten. Je opent het met Documenten in het menu, groep Communicatie (een module; zie Modules en je pakket). Bovenaan staat hoeveel documenten getekend zijn. Lezers zien de lijst en downloaden, zonder de knoppen om te wijzigen; enkel bestuurders laden op, keuren na en sturen mee.
Per document toont de lijst de datum (van ondertekening, anders van opmaak), bij een brief het vennootnummer en de naam
van de vennoot, en wie tekende. De SHA-256 van de getekende PDF (of van het ontwerp) staat in verkorte vorm in de
tabel (3f9a…c21e); wijs hem aan om de volledige waarde te zien, klik om te kopiëren.
Velden
| Veld | Wat het toont |
|---|---|
| Zoeken | Een deel van de titel. |
| Soort | Registerversie, Verslag, Jaarrekening, Oproeping, Notulen, Aanwezigheidslijst, Brief of Overig. |
| Boekjaar | De boekjaren waarvoor er documenten zijn. |
| Status | Ontwerp, Nagekeken, Wacht op handtekening, Definitief, Opgemaakt, Getekend of Geannuleerd. Opgemaakt is een brief die niet getekend moet worden; Definitief een document waarop geen handtekening volgt. |
| Document | De titel, met eronder de datum. |
| Getekend door | Wie het document tekende. |
| SHA-256 | De vingerafdruk van de getekende PDF, of van het ontwerp. |
In het venster Document opladen:
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Soort | ja | Verslag, Jaarrekening, Oproeping, Notulen, Aanwezigheidslijst of Overig. Kies voor de jaarrekening die de algemene vergadering goedkeurt de soort Jaarrekening, niet Verslag. |
| Titel | ja | Tot 200 tekens. |
| Boekjaar | nee | Een jaar tussen 1900 en 2200. |
| Vergadering | nee | Met de module Vergaderingen: het stuk komt meteen bij de stukken van die vergadering. Enkel vergaderingen die niet gesloten of geannuleerd zijn; met een boekjaar enkel die van dat jaar, tenzij je Alle vergaderingen tonen aanvinkt. |
| Zichtbaar voor | ja | Bestuur of Vennoten. Een stuk voor het bestuur gaat nooit naar de vennoten: niet mee met een oproeping en niet in de lijst ter inzage. De app stelt Vennoten voor bij een verslag, een jaarrekening, een oproeping en notulen (bij notulen van een raad van bestuur: Bestuur), en Bestuur bij een aanwezigheidslijst of een overig stuk. |
| Status bij opladen | ja | Ontwerp (standaard), Nagekeken of Getekend. Bij Nagekeken vraagt de app of er nog een handtekening volgt (Markeer als definitief). |
| bij Nagekeken of Getekend | Het bestand; bij een ontwerp mag je het later opladen. |
In het venster Meesturen naar een vennoot:
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Vennoot | ja | Zoek op naam of nummer. Een vennoot zonder e-mailadres staat in de lijst maar kun je niet kiezen. Bij een brief is enkel de vennoot aan wie ze gericht is te kiezen. |
Knoppen
| Knop | Wat het doet | Wie |
|---|---|---|
| Exporteren (CSV) | Geeft de lijst met de huidige filters, met de volledige SHA-256 en de namen van wie tekende; geen andere persoonsgegevens (een brief staat er met het vennootnummer, niet met de naam). | bestuurders en lezers |
| Bestand opladen | Zet een nieuw document in het archief (Een document opladen). | bestuurders |
| Getekende PDF, PDF | Downloadt de getekende PDF, anders de PDF zoals hij gemaakt is. Elke download staat in de audit-trail. | bestuurders en lezers |
| Audittrail | Downloadt het bewijs van de ondertekendienst, als het document zo getekend werd. | bestuurders en lezers |
| Openen | Toont de stappen van het document: nakijken, de getekende PDF opladen, terug naar ontwerp of annuleren (Een document nakijken en laten tekenen). | bestuurders en lezers |
| Meesturen | Stuurt de getekende PDF als bijlage per e-mail naar een vennoot (Een document meesturen). | bestuurders |