Een bestaand register importeren

Voor: bestuurders · Schermen: Import

Doel

Het papieren of Excel-register eenmalig overnemen, met de oorspronkelijke datums en aandeelnummers, gecontroleerd met dezelfde regels als een gewone boeking.

Er zijn drie wegen:

• Met het sjabloon: de vijf stappen hieronder.
• Eigen bestand met AI: je laadt je eigen bestand op zoals het is; zie Met je eigen bestand en AI.
• Leeg starten: je neemt niets over. In de wizard Je coöperatie opzetten rondt Leeg starten en verder stap 7 af. Importeren kan daarna nog, zolang het journaal leeg is.

Vooraf

• De coöperatie heeft nog geen boekingen.
• De aandelensoorten en hun regels staan bij Instellingen.
• Je bestand is een Excel-bestand (XLSX) of CSV: het standaardsjabloon of je eigen bestand.
• Voor de weg met AI: AI staat aan voor je coöperatie en zit in je pakket (Instellingen › AI).

Stappen

1. Sjabloon. Open Instellingen › Gegevens, kaart Importeren, en download eventueel het standaardsjabloon.
2. Opladen. Kies het bestand. Het wordt in je browser gelezen en niet opgeladen: enkel wat je koppelt, gaat naar de app.
3. Koppelen. Kies het blad met de transacties en eventueel een apart blad met vennoten. Kies per veld de kolom; de app stelt er al voor op naam. Koppel daarna de waarden: welk type handeling en welke aandelensoort.
4. Proefrun. De app controleert alles en draait het daarna terug. Je ziet de aantallen en per probleem het blad, de rij en het veld; download het foutenrapport om je bestand te verbeteren.
5. Importeren kan na 0 fouten.

Met je eigen bestand en AI

Heeft je bestand een eigen opbouw (een export uit een ander pakket, een Excel van de boekhouder, een kolom per aandelensoort), dan hoef je het niet in het sjabloon te steken. Kies op de importpagina bovenaan Eigen bestand met AI, of de kaart Eigen bestand met AI in stap 7 van de wizard.

1. Opladen. Kies het bestand. Het wordt in je browser gelezen. Rijksregisternummers en rekeningnummers worden eruit gehaald voor er iets vertrekt; Het bestand zelf vertrekt niet; AI krijgt de kolomkoppen, een staal van de rijen en daarna enkel de rijen die nagekeken moeten worden. Onder Wat gebeurt er met je bestand? staat dat uitgelegd: het model draait in de EU, traint niet op je gegevens en bewaart niets, en zodra je beslist hebt, wordt het bestand bij ons gewist.
2. Wachten. Het scherm toont de voortgang. AI schrijft een plan: welk blad vennoten bevat en welk boekingen, per kolom het veld en hoe de waarde herschreven wordt. Je toestel past het toe op alle rijen. Enkel de rijen waarvan het plan niet zeker is, krijgen een voorstel van AI, in kleine groepjes.
3. Voorstel nakijken. Controleer de opbouw, de kolommen met hun regel en reden, en de waarden met hun betekenis. Pas een regel aan met Aanpassen of zet ze uit met Gebruiken; het resultaat volgt meteen. Lukt het niet, kies dan Zelf koppelen: dan werk je verder in de stap Koppelen van het sjabloon.
4. Voorbeeld bekijken. Je ziet de vennoten en boekingen zoals ze geïmporteerd worden (de eerste 100 van elk). Een herschreven cel is gemarkeerd en toont haar oorspronkelijke waarde. Onder Na te kijken beslis je per rij en per cel: Overnemen (het voorstel van AI, of Alle AI-voorstellen overnemen), Zelf invullen, Zo importeren (de rij zoals het plan ze las) of Overslaan (de rij komt in het rapport van de import). AI vult nooit iets aan dat niet in de rij staat: weet het het niet, dan zegt het dat. Er gaan hoogstens 1.000 rijen naar AI; de rest kijk je zelf na, en het scherm zegt hoeveel dat er zijn.
5. Proefrun en importeren. Zoals bij het sjabloon, met dezelfde controles, en pas als elke rij nagekeken is. Staan er nog rijen open, dan zegt het scherm hoeveel. Importeren kan na 0 fouten.

De proefrun blijft de poort: AI beslist niets. Het plan (zonder gegevens van vennoten) wordt bij de import bewaard, en welke voorstellen je overnam of aanpaste, wordt geregistreerd.

Velden

Veld	Verplicht	Uitleg
Bestand	ja	Excel (.xlsx) of CSV.
Blad met de transacties	ja	Eén rij per handeling.
Blad met de vennoten	nee	Of "uit de transacties": per sleutel telt de laatste rij.
Sleutel	ja	Welke kolommen samen bepalen welke rijen bij dezelfde vennoot horen, bv. naam + voornaam + naam rechtspersoon.
Kolom per veld	ja voor de verplichte velden	Of "Niet gebruiken".
Type handeling	ja	Intekening, overdracht (uit), overname (in), uittreding, enkel gegevens, of overslaan.
Aandelensoort	ja	Per waarde in je bestand een soort, of overslaan.

Daarna

• De vennoten en boekingen staan in de app, met hun oorspronkelijke datums en aandeelnummers. Rijen zonder datum van volstorting worden niet geïmporteerd en staan als waarschuwing in de proefrun.
• De contactgegevens gaan mee: taal, oproeping per e-mail of post, toestemming voor de nieuwsbrief en een tweede contactpersoon. Die wordt enkel mede-houder als de partner met voornaam en achternaam in het bestand staat, of in de kolom Mede-houder; anders blijft hij contactpersoon (niet in het register).
• Staan zowel de kolom Mede-houder als voornaam en achternaam van de partner ingevuld, dan moeten ze dezelfde persoon noemen (hoofdletters, spaties vooraan en achteraan en dubbele spaties tellen niet: "Jan De Smet" en " jan de SMET" zijn dezelfde, "De Smet Jan" is een andere persoon). Een andere persoon is een fout op die rij in de proefrun, "Mede-houder en partner noemen een andere persoon": de import kiest niet wie in het register komt, verbeter het bestand. Zonder partnernaam meldt de proefrun "Tweede contact zonder partnernaam: wordt contactpersoon, niet in het register." Wil het bestuur die persoon toch als mede-houder, dan doet het dat na de import op de tab Contact (zie Een mede-houder toevoegen). Staat er e-mail zonder e-mailadres of zonder datum, dan wordt het post, met een waarschuwing in de proefrun.
• Genereer daarna de eerste registerversie: Een registerversie ondertekenen.

Het tweede contact bij de import

Bij een rechtspersoon is het tweede contact de vertegenwoordiger. Heeft het tweede contact een andere naam dan de partner, dan wordt de partner mede-houder en het tweede contact contactpersoon, met een waarschuwing.