Instellingen

Taken op dit scherm: De voorstelling voor de vennoten invullen, Een aandelensoort toevoegen, Een regel wijzigen, Een bestuurder of lezer uitnodigen, Een API-sleutel aanmaken, De stijl van je documenten instellen, De volledige export downloaden

Alles wat het bestuur voor de coöperatie instelt. Je opent het met Instellingen onderaan het menu. Links staat een lijst in vijf groepen (op een telefoon een keuzelijst bovenaan), rechts het onderdeel dat je koos. Een lezer ziet enkel de onderdelen die hij mag bekijken, en wijzigt niets.

Groep	Onderdelen
Coöperatie	Vennootschap, Statuten, Regels, Aandelensoorten, Vennootvelden, Uittreding
Communicatie	E-mail, Documenten, Vennotenportaal
Toegang	Gebruikers, API-sleutels
Koppelingen	Integraties, AI
Gegevens & abonnement	Gegevens, Abonnement

Bovenaan de pagina staat, voor bestuurders, een melding als de instellingen afwijken van de statuten; zie Statuten. Vijf onderdelen hebben een eigen pagina met haar eigen scherm: Uittreding, E-mail, Vennotenportaal, Integraties en AI. De regels, de geschiedenis ervan en de statuten per artikel staan op hun eigen schermen: Een regel wijzigen en Statuten. Wat in je pakket zit en wat je ziet als een module ontbreekt, staat in Modules en je pakket.

Velden

Per onderdeel, in de volgorde van de lijst. Wijzigingen op Vennootschap bewaar je met de balk onderaan (Bewaren of Ongedaan maken); een schakelaar bewaart meteen.

Vennootschap (meer)

Veld	Wat het toont
Vennootschapsgegevens	Naam, rechtsvorm, ondernemingsnummer, zetel en de start van het register: vanaf die datum vervangt dit register het papieren register; regels kunnen niet vroeger ingaan.
Taal	De taal van de zetel: ze volgt het taalgebied van de postcode van de zetel (in Brussel kies je Nederlands of Frans) en bepaalt de taal van de wettelijke stukken. Met Vertaling meesturen in de taal van de vennoot krijgt een vennoot met een andere taal ook een vertaling als bijlage.
Talen van de coöperatie	De Hoofdtaal (Nederlands, Frans of Engels; standaard de taal van de zetel) en eventueel Extra talen, voor de teksten die de coöperatie zelf schrijft, zoals vennootvelden, formulieren, mails en de publieke pagina. Ontbreekt een vertaling, dan verschijnt de tekst in de hoofdtaal. Met één taal zie je bij die teksten geen keuze van taal.
Voorstelling voor de vennoten	Korte voorstelling (tot 1000 tekens), website en contactadres; zie De voorstelling voor de vennoten invullen.
Vennootnummers	Automatisch (de app kent het volgende nummer toe) of zelf ingeven, en het aantal cijfers in de weergave (bv. 4 toont nummer 42 als 0042).
Uittreksels	Of een uittreksel ondertekend wordt: niet, of door de bestuurder die het aanmaakt.
Overdrachten	Of aandelen hun soort houden bij een overdracht, of de raad van bestuur bij elke overdracht de soort kiest.
Brieven en e-mails aan de vennoten	De aanspreking (u of je) en de openingszin van de oproeping, met een voorbeeld.
Commissaris	Of de coöperatie een commissaris heeft: dan hoort zijn beoordeling bij elke uitkeringstoets.
Boekhouding	De rekeningen die de afstemming noemt: onbeschikbare inbreng en te betalen scheidingsaandelen. De app boekt zelf niets.
Volgens de KBO	Wat de Kruispuntbank van Ondernemingen vermeldt naast de gegevens hier; wekelijks nagekeken, met een melding bij een wijziging.

Statuten (Statuten)

Veld	Wat het toont
Versie	Elke versie van de statuten met haar status: Geldend, Vervangen, Nog niet in werking, Tekst wordt gelezen of Lezen mislukt.
Regels	Hoeveel regels uit de versie bevestigd zijn.

Regels (Een regel wijzigen)

Veld	Wat het toont
Regel	De naam van de regel, in vijf rubrieken (aandelen en toetreding, uittreding en uitsluiting, algemene vergadering, bestuur, winst en erkenning). Met de module Campagnes staat onder bestuur ook "Een lopende campagne wijzigen".
Wat de app toepast	De waarde die nu geldt, per aandelensoort als de regel er een heeft.
Bron	Statuten, Wet of Eigen keuze; een regel zonder bron is "niet bepaald".
Status	Bijvoorbeeld "Te beslissen" als het bestuur de waarde nog niet beslist heeft.

Aandelensoorten (meer)

Veld	Wat het toont
Code, Naam, Uitgegeven, Status	Hier te beheren: de naam en of de soort nog uitgegeven wordt.
Uitgifteprijs, Maximum per vennoot, Scheidingsaandeel	Uit Regels, alleen lezen, met hun bron.
Boekwaarde per boekjaar	Per boekjaar de datum van goedkeuring van de jaarrekening, de boekwaarde per aandeel en een controlecijfer (eigen vermogen gedeeld door alle aandelen op de balansdatum).

Documenten (meer)

Veld	Wat het toont
Stijl	Accentkleur, lettertype, logo en afzenderregel; zie De stijl van je documenten instellen.
Documenten	Per document (register, uittreksel, bevestigingen, scheidingsaandeel, attest van intekening) de teksten, wie een brief ondertekent, een voorbeeld en een eigen sjabloon.

Gebruikers (meer)

Veld	Wat het toont
Naam, E-mail, Rol	Wie toegang heeft en met welke rol (Bestuurder of Lezer); je eigen rij staat als "jij".
Laatst aangemeld	De dag van de laatste aanmelding, of "Nog niet aangemeld".
Meldingen in deze coöperatie	Een schakelaar per soort melding: een soort die uit staat, krijgt niemand, ook niet per e-mail. Standaard staan ze aan.

API-sleutels (Een API-sleutel aanmaken)

Veld	Wat het toont
API-sleutels toelaten	Staat dit uit, dan wordt elke sleutel van de coöperatie meteen geweigerd.
Naam, Begin, Rechten	Waarvoor de sleutel dient, het begin van de sleutel en de rechten (Lezen, Lezen en schrijven, of ook boeken).
Aangemaakt, Geldig tot, Laatst gebruikt, Status	Wanneer en door wie hij aangemaakt werd, tot wanneer hij geldt, wanneer hij laatst gebruikt werd en of hij Actief, Vervallen of Ingetrokken is.

Gegevens (meer)

Veld	Wat het toont
Volledige export	Alles wat de app bewaart in één ZIP; zie De volledige export downloaden.
Importeren	Een bestaand register uit Excel of CSV overnemen, eenmalig; zie Een bestaand register importeren.
Eerdere exports	Wanneer, door wie en met hoeveel bestanden een export gemaakt werd.

Abonnement (Modules en je pakket)

Veld	Wat het toont
Pakket	Het pakket van de coöperatie. Zonder pakket (het standaardpakket kost iets en er is geen abonnement): Kies een pakket.
Jullie gebruik	Het aantal vennoten en het kapitaal, tegenover wat het pakket toelaat.
Plannen	De pakketten met hun prijs per maand en hun grenzen voor vennoten en kapitaal. Het pakket waar jullie nu in zitten, ook tijdens een proef, draagt het label Huidig pakket (tijdens een proef: Huidig pakket · proef tot en met de einddatum).

Knoppen

Knop	Wat het doet	Wie
Bewaren, Ongedaan maken	Bewaart of herroept de wijzigingen van Vennootschap (balk onderaan).	bestuurders
Nieuwe versie	Laadt een versie van de statuten op (Statuten).	bestuurders
Regels wijzigen	Opent de pagina van de eerste regel; van daar wijzig je een regel (Een regel wijzigen).	bestuurders
Geschiedenis	De geschiedenis van alle regelversies.	bestuurders
Soort toevoegen	Voegt een aandelensoort toe (Een aandelensoort toevoegen).	bestuurders
Boekwaarde invoeren, Corrigeren	Legt de boekwaarde per aandeel vast voor een boekjaar, of vervangt ze.	bestuurders
Uitnodigen	Nodigt een bestuurder of lezer uit (Een bestuurder of lezer uitnodigen).	bestuurders
Toegang intrekken	Haalt een gebruiker weg (de vuilbak in de lijst).	bestuurders
Sleutel aanmaken	Maakt een API-sleutel aan (Een API-sleutel aanmaken).	bestuurders
Intrekken	Trekt een API-sleutel meteen en onherroepelijk in; de rij blijft staan.	bestuurders
Export downloaden	Geeft de volledige export als ZIP (De volledige export downloaden).	bestuurders
Naar de import	Opent de import van een bestaand register.	bestuurders
Pakket kiezen, Proef Plus starten	Opent de keuze van een pakket of start de proef; zie Modules en je pakket.	bestuurders

Goed om te weten

Vennootschap

Met een extra taal vul je de teksten die de coöperatie zelf schrijft ook in die taal in. Pas je de talen aan terwijl vennootvelden geen tekst hebben in de nieuwe hoofdtaal, of teksten in een taal die wegvalt, dan vraagt de app eerst een bevestiging met de lijst van die velden. De teksten blijven bewaard.

Zonder start van het register en zonder regelversie heeft de coöperatie nog geen regels: boeken en een uittreding registreren kan dan niet. Zodra je de start van het register invult, gelden vanaf die datum de standaardregels, als regelversie in Regels, met elke regel als "te beslissen". Zet je de start later vroeger, dan gelden ze ook vanaf de nieuwe datum. Je eigen regels leg je vast met Een regel wijzigen.

Vennootvelden

Eigen velden op de vennootfiche, zoals "Hoe ken je ons?" of "Beroep". Het tabblad toont per veld het type, of het in het portaal staat, of het in alle talen vertaald is en hoeveel vennoten het invulden. Veld toevoegen en Wijzigen openen dezelfde lade; met meer dan één taal kies je bovenaan de taal waarin je de naam en de keuzes schrijft. Het type van een veld ligt vast zodra een vennoot er een waarde voor heeft. Haal je een keuze weg die vennoten gekozen hebben, dan vraagt de app of ze die uit hun waarden mag wissen. Via het menu naast een veld zet je het hoger of lager; Archiveren haalt het van de fiche en uit het portaal, de waarden blijven bewaard en Terugzetten brengt het terug. Zet nooit een rijksregisternummer of IBAN in een veld. Een lezer ziet de lijst, zonder knoppen die wijzigen.

Aandelensoorten

De regels van een soort (uitgifteprijs, maximum, scheidingsaandeel, minimum, overdracht en de teksten van het register) wijzig je bij Regels; zie Een regel wijzigen. Eigen vermogen en datum van goedkeuring van de boekwaarde komen van het boekjaar: je vult ze daar één keer in. Het controlecijfer helpt tikfouten zien. Een vergissing herstel je met Corrigeren.

Documenten

Per document gebruik je in de teksten de variabelen uit de lijst, bv. {member} of {numbers}; elke regel wordt een alinea. Standaard herstellen zet de tekst van de app terug. Een eigen sjabloon (gevorderd): download het standaardsjabloon, pas het aan in LibreOffice of Word en laad het op. Het wordt pas gebruikt als het met voorbeeldgegevens lukt; Terug naar standaard kan altijd. Wijzigingen gelden voor nieuwe documenten; een gemaakte PDF verandert nooit.

Gebruikers

De laatste bestuurder kan niet weg. Wie uitgenodigd wordt, krijgt een mail om zijn account en tweede stap in te stellen. Een vennoot die al een account in het portaal heeft (zonder wachtwoord), krijgt die mail ook: hij kiest een wachtwoord en stelt een tweede stap in, want het portaal alleen opent de schermen van het bestuur nooit. Zijn toegang tot het portaal blijft. Trek je de toegang van een bestuurder of lezer in die ook vennoot is met een gekoppeld account (het mandaat eindigt), dan verdwijnt enkel zijn toegang tot de schermen van het bestuur, en ook zijn gesprekken met de vragenchat; hij houdt het portaal van zijn vennoot en krijgt daar geen nieuwe mail over. Wie het portaal van de vennoot wil afsluiten, ontkoppelt het op de vennootfiche.

Gegevens

Export downloaden geeft één ZIP met alles wat de app over je coöperatie bewaart: een uitleg (README.txt), een lijst van alle bestanden met hun SHA-256 (manifest.json), de gegevens per tabel (JSON), de vennoten en het journaal in Excel, en alle PDF's van het register, de uittreksels en de brieven, ook de ondertekende. Rijksregisternummers en de sleutel van de ondertekenintegratie zitten er niet in. De ZIP bevat wel alle andere persoonsgegevens: bewaar hem veilig. Een export duurt even; wacht tot de download klaar is.