Vennotenportaal (instellingen)
Taken op dit scherm: Het vennotenportaal instellen
Wat vennoten in het portaal zien en mogen doen, met één schakelaar per onderdeel. Je opent het met Instellingen in het menu, groep Communicatie; het vraagt de module Vennotenportaal (zie Modules en je pakket). Bovenaan staat of het portaal aan staat en hoeveel vennoten uitgenodigd zijn. Uit = onzichtbaar in het portaal en geweigerd door de app; de gegevens blijven bewaard. Een schakelaar bewaart meteen, met "Bewaard." ernaast; elke wijziging staat met je naam en de oude en nieuwe waarden in de audit-trail. Lezers zien het scherm, maar wijzigen niets.
Velden
Bekijken
| Veld | Wat het toont |
|---|---|
| Eigen gegevens en aandelen | Nummers, inleg en status; staat altijd aan. |
| Uittreksel downloaden | Een PDF met de aandelen en de verwijzing naar het register. |
| Meegestuurde documenten | Getekende notulen en brieven die het bestuur deelt. |
| Stukken ter inzage bij een AV | Jaarrekening, verslagen en oproeping, vanaf de oproeping. |
| Betrokkenheid | Nieuws, evenementen en peilingen van het bestuur in het portaal en de app, met Mijn meldingen en pushberichten; enkel met de module Betrokkenheid. Uit: vennoten zien er niets van; e-mails die je verstuurt, gaan wel. Zie Betrokkenheid. |
Doen
| Veld | Wat het toont |
|---|---|
| Wijziging van contactgegevens aanvragen | E-mailadres en adres; het bestuur keurt goed, een nieuw e-mailadres wordt eerst geverifieerd. |
| Keuze e-mail of post zelf zetten (2:32) | Staat dit uit, dan legt het bestuur de keuze vast op vraag van de vennoot. |
| Vraag stellen vóór een AV | Komt in het dossier bij het agendapunt. |
| Volmacht geven | Binnen de regels van de statuten. |
| Uittredingsverzoek indienen | Standaard uit. Zelfde stappen als in de app: aanvraag, beslissing van het bestuur, boeking. Kan pas aan als de regels een verzoek in het portaal toelaten (de statuten bepalen of een verzoek langs elektronische weg geldt), en vraagt een tweede stap van elke vennoot. |
| Vragen stellen aan Konsono (AI) | Standaard uit. Antwoorden over statuten en wet, met bronvermelding; telt mee in het AI-budget van de coöperatie. |
Aanmelden
| Veld | Wat het toont |
|---|---|
| Vennoten kunnen zich zelf aanmelden | Met het e-mailadres uit het register, zonder uitnodiging; enkel natuurlijke personen. |
| Tweede stap verplicht voor alle vennoten | Elke vennoot die het portaal gebruikt, stelt een authenticator-app in bij de volgende aanmelding, na de link. |
Automatische e-mails
| Veld | Wat het toont |
|---|---|
| Uittreksel na elke boeking, Jaarlijks uittreksel | Een vers uittreksel als bijlage naar het eigen e-mailadres van elke vennoot met aandelen; standaard uit. Het jaarlijks uittreksel vertrekt op de Dag en Maand die je kiest (standaard 15/01). Laat je coöperatie haar uittreksels tekenen, dan zijn beide niet beschikbaar. |
Na de uittreding
| Veld | Wat het toont |
|---|---|
| Toegang tot zoveel maanden na de betaling | Een vennoot die volledig uittrad, ziet nog zijn eigen historiek, uittreksels, uittredingsbrief en de stand van de betaling, gerekend vanaf de betaling van het scheidingsaandeel; daarna vervalt de toegang vanzelf. Standaard 12 maanden. |
Acties
| Veld | Wat het toont |
|---|---|
| Uitnodigingen | Hoeveel vennoten gekoppeld zijn, hoeveel uitnodigingen lopen en hoeveel vennoten nu uitgenodigd kunnen worden, met een lijst van wie niet uitgenodigd wordt en waarom (volledig uitgetreden, nog geen aandelen, rechtspersoon, geen e-mailadres, zelfde adres als een andere vennoot). |
Knoppen
| Knop | Wat het doet | Wie |
|---|---|---|
| Schakelaar per onderdeel | Zet het onderdeel aan of uit en bewaart meteen (Het vennotenportaal instellen). | bestuurders |
| Bewaren, Ongedaan maken | Bewaart of herroept de dag en maand van het jaarlijks uittreksel en het aantal maanden na de uittreding (balk onderaan). | bestuurders |
| n vennoten uitnodigen | Stuurt elke vennoot die uitgenodigd kan worden een mail met een persoonlijke link; je bevestigt eerst. | bestuurders |
| Naar de regel | De link bij Uittredingsverzoek indienen naar de regel in Regels. | bestuurders en lezers |
Goed om te weten
De tweede stap van een vennoot. Een vennoot beheert zijn tweede stap in het portaal onder Mijn gegevens › Tweede stap; is het toestel kwijt, dan wist het bestuur ze onder Vennoten › de vennoot › Tweede stap. Is die vennoot ook bestuurder of lezer (van deze of een andere coöperatie), dan kan het bestuur die tweede stap niet wissen: die beschermt ook de schermen van het bestuur, en gaat via de beheerder van het platform (zie Mijn telefoon is kwijt of stuk).
Het jaarlijks uittreksel. Kies de dag gerust na de jaarvergadering; 29 februari kan niet. Elke vennoot krijgt er één per jaar: kies je na het uittreksel van dit jaar een andere dag, dan komt het volgende pas volgend jaar; was de nieuwe dag dit jaar al voorbij en vertrok het uittreksel van dit jaar nog niet, dan vertrekt het meteen.
De aanspreking. De mails van het portaal (uitnodigingen, uittreksels, bevestigingen) spreken de vennoot aan met "u" of "je" zoals gekozen onder Vennootschap (aanspreking in brieven en e-mails); een rechtspersoon altijd met "u".
Zonder de module. Valt de module weg (een proef die afliep, een plan zonder het portaal), dan blijft het portaal voor je vennoten enkel te raadplegen: ze zien hun gegevens, aandelen en uittreksels, met bovenaan dat ze contact moeten opnemen met het bestuur, maar ze kunnen niets meer aanvragen of wijzigen, en er gaan geen nieuwe uitnodigingen voor het portaal uit. Had je coöperatie de module nooit, dan heeft ze geen portaal: vennoten zien ze er niet.